Janvier, un mois à part
Cela faisait longtemps que je n’avais pas pris le temps d’écrire ici.Le dernier article remonte à la nouvelle année, et finalement, ce silence ressemble assez bien à ce qu’a été ce mois…
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Votre secrétariat en confiance
Depuis 2007, EFG Office Télésecrétariat accompagne les cabinets médicaux et paramédicaux dans la gestion de leurs appels et de leurs agendas.
Notre mission : vous offrir une assistance fiable, humaine et bienveillante, pour que chaque appel soit une expérience rassurante pour vos patients.
Notre vision : replacer l’humain au coeur du secrétariat téléphonique. Derrière chaque appel, il y a une personne, un besoin, une émotion.
Des prestations sur mesure pour un cabinet organisé et serein
La permanence Téléphonique
La permanence téléphonique est un service qui permet à un professionnel de confier la gestion de ses appels à une équipe dédiée.
Les secrétaires répondent au nom du cabinet, accueillent les patients, prennent des messages et gèrent les rendez-vous, selon vos consignes
C’est la garantie d’un accueil professionnel, sans appel manqué, même en cas d’absence ou de forte activité.
Le secrétariat Administratif
Le secrétariat administratif consiste à gérer à distance les tâches administratives de votre votre cabinet médical.
Notre équipe assure la rédaction de vos courriers, la mise à jour des dossiers patients et la gestion de votre boite mail professionnelle, selon vos consignes.
C’est une solution simple et efficace pour gagner du temps, tout en maintenant une organisation fluide et professionnelle, sans contrainte de présence sur place.
Retrouvez notre actualité à travers notre Blog
A travers ce blog, je vous partage mes défis d’entrepreneuse, les actualités de notre entreprise, et des consignes pratiques autour du secrétariat, de la permanence téléphonique mais aussi du monde médical.
Un espace simple et authentique pour échanger, informer et inspirer.
Témoignages
Merci
Avant tout un grand merci à vous de nous accompagner avec les gentils patients comme avec les plus « exigeants » tant dans les moments où l’agenda est fluide et tant dans les journées galères !
Nicolas C.
Podologue
Aide précieuse
Je souhaite vous remercier, vous et vos collaboratrices pour votre travail, votre aide précieuse tout au long de l’année. Les patients sont heureux « de pouvoir encore parler à une secrétaire » ! Et c’est inestimable.
Dr Fabienne B.
Dermatologue
Bienveillance
Merci de l’aide que votre travail m’apporte au quotidien et de prendre soin de mes patients avec toujours autant de patience et de bienveillance !
Anouk E.
Ostéopathe
FAQs
Je n’ai qu’un téléphone portable, comment faire ?
Il arrive que certains de nos clients, notamment les petits cabinets d’ostéopathie, ne disposent que d’une seule ligne mobile.
Dans ce cas, nous recommandons de souscrire un second abonnement afin de préserver une ligne personnelle pour vos proches.
Nous vous conseillons de conserver votre numéro actuel pour votre activité professionnelle, car vos patients ou clients l’ont probablement déjà enregistré. Cela garantit la continuité de vos échanges et évite toute confusion.
Puis-je vous basculer ma ligne uniquement pendant mes vacances ?
Oui, bien sûr. De nombreux praticiens font appel à nous uniquement pendant leurs congés.
Il suffit de nous prévenir quelques jours à l’avance afin que nous préparions votre accueil et vos consignes.
Concernant votre agenda, si vous n’utilisez pas d’agenda en ligne, nous pouvons gérer vos rendez-vous sur un support partagé (tableur, document, ou autre format simple) selon ce qui vous convient le mieux.
Ainsi, vos patients continuent d’être accueillis et orientés, même en votre absence.
Puis-je conserver ma ligne téléphonique de temps en temps ?
Oui, tout à fait. C’est vous qui choisissez ! Vous pouvez transférer vos appels uniquement le matin, seulement certains jours de la semaine, ou encore — si vous avez déjà une assistante — uniquement en cas de débordement, d’occupation ou de non-réponse.
Notre service s’adapte entièrement à votre organisation et à vos besoins.
Une fois que j’ai validé votre devis, combien de temps vous faut-il pour la mise en place ?
Dès que le devis est accepté, je vous adresse un document afin de recueillir toutes vos consignes utiles (zones géographiques, types d’appels, consignes particulières, etc.).
Si vous disposez déjà d’un agenda, il suffit de nous donner accès à celui-ci. Dans le cas contraire, nous déterminons ensemble le support le plus adapté pour le suivi de vos rendez-vous.
Une fois l’agenda prêt, vous pouvez transférer vos appels et la prise en charge est immédiate.
👉 La mise en place peut être effective en moins de 24 heures si nécessaire.
Je vois que vous ne travaillez pas le samedi, pourquoi ?
Effectivement, notre accueil téléphonique est ouvert du lundi au vendredi.
La grande majorité de nos clients exercent sur ces mêmes jours, ce qui nous permet de concentrer nos équipes et de garantir une qualité d’écoute optimale.
Ce fonctionnement assure également la stabilité du service et du personnel, pour un suivi fiable et continu tout au long de la semaine.
👉 En cas de besoin particulier, je travaille avec une télésecrétaire partenaire qui peut prendre le relais le samedi afin d’assurer la continuité de votre accueil
Que se passe-t-il si je souhaite interrompre la prestation ?
Vous pouvez résilier à tout moment, sans engagement de durée.
Nous demandons simplement un préavis d’un mois afin d’organiser la fin de la collaboration dans les meilleures conditions et d’assurer une transition fluide pour vos patients ou clients.
Prenez-vous des congés ? Est-ce qu’il vous arrive de fermer l’accueil téléphonique ?
Notre service d’accueil téléphonique est ouvert toute l’année, du lundi au vendredi.
Nous fermons uniquement les jours fériés, y compris le lundi de Pentecôte.
Lorsque le 24 décembre ou le 31 décembre tombe un jour de semaine, notre accueil téléphonique se termine exceptionnellement à 16h.
En dehors de ces dates, nous restons disponibles et joignables en continu, pour garantir la continuité de votre accueil téléphonique.
Quels sont les modalités de règlement ?
Pour les missions en permanence téléphonique, une facture est émise le 1er de chaque mois, le service étant assuré en continu.
Nous privilégions le règlement par prélèvement automatique (le 5, le 10 ou le 15 du mois) afin d’éviter les oublis et les retards.
Cependant, un règlement par virement bancaire reste tout à fait possible si vous le préférez.
Pour les missions ponctuelles de tâches administratives, le règlement s’effectue également par virement à la fin de la prestation.
Et si vous déléguiez votre ligne téléphonique pour gagner en sérénité et en efficacité ?
Planifiez votre consultation gratuite et découvrez comment un secrétariat à distance peut vous aider.